SERVICE — WORKFLOWS
Prozessautomatisierung: wiederkehrende Büroarbeit wird ein überwachter Workflow
Wir machen aus den Prozessen, die Ihr Team jede Woche wiederholt — Angebots-Nachfassen, Report-Bau, CRM-Pflege, Gesprächsnotizen — automatisierte Workflows mit LLM-Schritten, Logging und Fallbacks.
EINGANGwiederkehrende manuelle Prozesse
→
AUSGANGüberwachte automatische Workflows
Das Problem
Der Prozess ist bekannt, sogar dokumentiert — und wird trotzdem von Hand erledigt: Daten von A nach B kopieren, das Gespräch zusammenfassen, das CRM aktualisieren, den Wochenreport bauen. Klassische Automatisierung scheiterte an den unstrukturierten Teilen. Genau diese Lücke schließen Sprachmodelle.
Was wir bauen
- n8n-/API-Workflows — Orchestrierung auf n8n oder Ihrem bestehenden Tooling — selbst hostbar, einsehbar, keine Blackbox.
- LLM-Schritte, wo Text im Spiel ist — Zusammenfassen, Entwerfen, Klassifizieren, Extrahieren — als einzelne Schritte in deterministischen Workflows.
- Meeting-zu-CRM-Pipeline — Gespräche werden transkribiert, Action Items extrahiert, der CRM-Eintrag automatisch aktualisiert.
- Fallbacks & Alarme — jeder Schritt hat einen Fehlerpfad; ein hängender Workflow meldet sich bei einem Menschen, statt still zu scheitern.
- Dashboards — Sie sehen, was gelaufen ist, was es gekostet und was es gespart hat.
So läuft es ab
01
Prozess-Mapping
Wir kartieren 2–3 Kandidatenprozesse und wählen den mit dem schnellsten Payback.
02
Prototyp-Workflow
Innerhalb von 2–4 Wochen läuft der Workflow auf echten Daten — parallel zum manuellen Prozess.
03
Härtung
Sonderfälle, Retries, Alarme, Zugriffskontrolle — der unglamouröse Teil, der Produktionsreife ausmacht.
04
Übergabe oder Betrieb
Ihr Team kann die Workflows übernehmen (n8n ist erlernbar) — oder wir betreiben sie für Sie.
Spezifikationen
| Typischer Stack | n8n, EU-gehostetes LLM, Ihre bestehenden APIs |
|---|---|
| Hosting | EU-Cloud, Ihre Server oder hybrid |
| Integration | CRM (HubSpot, Pipedrive …), ERP, Kalender, Slack/Teams, Tabellen |
| Prototyp-Zeitrahmen | 2–4 Wochen |
Häufige Fragen
Warum n8n und nicht Zapier oder Make?
n8n ist selbst hostbar — Workflows und Daten können auf EU- oder On-Premise-Infrastruktur bleiben, was unter der DSGVO zählt. Wo ein Managed-Tool besser passt, sagen wir das.
Was passiert, wenn ein Workflow ausfällt?
Jeder Workflow hat explizite Fehlerpfade: Retries, Dead-Letter-Queues und eine Benachrichtigung an eine verantwortliche Person. Stilles Scheitern ist das eine Verhalten, das wir wegdesignen.
Kann unser Team die Workflows selbst pflegen?
Ja — das ist ein Designziel. n8n-Workflows sind visuell und nachvollziehbar; Übergabe inklusive Dokumentation gehört zum Projekt.
CONTACT — HELLO@OLTEN.AI
Kostenloses 30-Minuten-KI-Audit
Wir sehen uns Ihre Prozesse an, benennen den Use Case mit dem schnellsten Payback — und sagen ehrlich, wenn KI nicht das richtige Werkzeug ist. Keine Folien, keine Verpflichtung.
Oder direkt schreiben: hello@olten.ai