SERVICE — TRIAGE
Posteingang-Automatisierung: Mail, die sich sortiert, bevor Ihr Team sie öffnet
KI liest eingehende Mail auf info@, vertrieb@ und support@, kategorisiert sie, leitet sie an die richtige Person weiter, extrahiert Bestelldaten und legt einen Antwortentwurf bereit.
EINGANGinfo@-, vertrieb@-, support@-Mail
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AUSGANGsortierte Mail, Entwürfe, Daten
Das Problem
Das Sammelpostfach ist eine Warteschlange für alles: Bestellungen, Reklamationen, Rechnungen, Spam, Vier-Fragen-Threads. Jemand sortiert es jeden Morgen von Hand, Mails werden zweimal weitergeleitet — und die eine wichtige Nachricht liegt bis Donnerstag ungelesen.
Was wir bauen
- Klassifikation & Routing — jede Mail wird kategorisiert und der richtigen Person oder dem richtigen System zugewiesen — als Hybrid aus festen Regeln und LLM-Urteil, damit nichts stillschweigend verschwindet.
- Datenextraktion — Bestellnummern, Mengen, Adressen und Wunschtermine werden aus Freitext und Anhängen in Ihre Systeme übernommen.
- Antwortentwürfe — für Standardfälle wartet beim Öffnen bereits ein Entwurf in Ihrem Ton — ein Mensch gibt frei und sendet.
- Prioritätserkennung — Reklamationen, Fristsachen und VIP-Kunden werden sofort markiert statt eingereiht.
- Lückenlose Protokollierung — jede Entscheidung des Systems ist nachvollziehbar dokumentiert.
So läuft es ab
01
Postfach-Analyse
Wir kategorisieren einige Wochen historischer Mail und beziffern den automatisierbaren Anteil.
02
Prototyp im Schattenmodus
Das System sortiert Live-Mail, ohne einzugreifen — Sie vergleichen seine Entscheidungen mit denen Ihres Teams.
03
Aktivierung mit Freigabe
Routing geht live; Entwürfe und Extraktionen bleiben hinter menschlicher Freigabe.
04
Ausbau & Betrieb
Autonomie pro Kategorie, wo Qualität belegt ist; Monitoring und Drift-Alarme.
Spezifikationen
| Typischer Stack | EU-gehostetes LLM, Regel-Engine, n8n-Workflows |
|---|---|
| Hosting | EU-Cloud oder On-Premise |
| Integration | Microsoft 365, Google Workspace, IMAP, ERP/CRM, Ticketsysteme |
| Prototyp-Zeitrahmen | 2–4 Wochen |
Häufige Fragen
Was passiert, wenn die KI eine Mail falsch einsortiert?
Fehlzuordnungen werden mit einem Klick korrigiert, protokolliert und fließen in die Verbesserung ein. Kritische Kategorien (Rechtliches, Reklamationen) werden immer konservativ an einen Menschen geleitet.
Antwortet das System Kunden eigenständig?
Nur wenn Sie es pro Kategorie freischalten. Standard ist der Entwurfsmodus: Die KI bereitet vor, ein Mensch gibt frei. Viele Teams bleiben dauerhaft dabei — die Zeitersparnis ist schon dann groß.
Unsere Mail liegt in Microsoft 365 — geht das?
Ja, über die Graph-API mit minimalen Berechtigungen auf genau die betroffenen Postfächer. Google Workspace und klassisches IMAP gehen ebenfalls.
CONTACT — HELLO@OLTEN.AI
Kostenloses 30-Minuten-KI-Audit
Wir sehen uns Ihre Prozesse an, benennen den Use Case mit dem schnellsten Payback — und sagen ehrlich, wenn KI nicht das richtige Werkzeug ist. Keine Folien, keine Verpflichtung.
Oder direkt schreiben: hello@olten.ai